Qué hace, qué cobra y cómo montar tu negocio de asistente virtual.

Has oído hablar a un nueva profesión para poder trabajar desde casa y te preguntas cómo ser asistente virtual.

En los tiempos que corren, son muchas las personas que se están planteando dar un giro a su vida laboral y profesional. 

Trabajar desde casa es una opción que ahora, más que nunca, se toma en serio y se estudia qué trabajos o negocios te pueden permitir trabajar en cualquier lugar del mundo, con pandemia o sin ella. 

Y una de las respuestas que últimamente se pone encima de la mesa es la asistencia virtual. 

Pero, ¿qué es una asistente virtual?

Si no tienes ni idea, es posible que estas dos palabras te hagan venir a la mente a la inteligencia artificial Siri o Cortana. Pero no, estamos hablando de personas de carne y hueso.

En este post voy a ir respondiendo a todas las cuestiones que nos han hecho llegar nuestras seguidoras relacionadas con la asistencia virtual, desde su definición pura y dura hasta cómo convertirte en una y diseñar tu propio negocio digital como asistente virtual. 

¡Empezamos!

1. Qué es una asistente virtual.

El concepto asistente virtual genera confusión por una simple razón. Se trata de una profesión relativamente nueva que abarca funcionalidades diversas

Y como no están definidas, podemos encontrar asistentes virtuales que realizan tareas  muy diferentes entre sí. Desde las que sólo ofrecen servicios de atención al cliente a las que se especializan en creación y programación de publicaciones en redes sociales, pasando por un sinfín de posibilidades en medio. 

De todos modos, vamos a compartir la definición que usamos en Academia Asistente Virtual para englobar las a todas y que hemos extraído, a la vez, de la Asociación Internacional de Asistentes Virtuales:

Las asistentes virtuales son profesionales independientes que prestan servicios de soporte administrativos, creativos y técnicos a múltiples clientes en una variedad de industrias desde una ubicación remota, por lo general su hogar u oficina.

Esta definición deja claros algunos conceptos de los que sí es una AV: 

  • Una trabajadora por cuenta propia. O sea, una autónoma o freelance que no tiene jefe. 
  • El trabajo que realiza se encuentra en el llamado Back Office, es decir, la cara no visible de un negocio. 
  • Puede realizar  tareas de los bloques en la definición nombrados o especializarse en uno de ellos. De ahí a que no todas las AV ofrezcan los mismo servicios. 
  • Solo necesitan un dispositivo con conexión a Internet para poder trabajar. 
  • No se desplazan a la oficina. Toda la comunicación que hacen con el cliente es a distancia

Dicho así, parece un trabajo muy tentador. Pero, ¿es oro todo lo que reluce?

Vamos a ver qué ganas trabajando como asistente virtual y qué tienes que tener en cuenta en un trabajo por cuenta ajena como éste. 

2. Qué servicios ofrece una asistente virtual. 

Una de las ventajas de iniciar un negocio como asistente virtual es que los servicios son tan variados que puedes empezar por aquellas tareas que ya sabes hacer. 

Aquí tienes una lista de servicios que puede ofrecer una asistente virtual. 

Creación de contenido

  1. Escribir posts para el blog. 
  2. Transcripción de vídeos o podcast. 
  3. Escribir publicaciones en redes sociales. 
  4. Revisión y corrección de textos.
  5. Escribir textos para la web y páginas de ventas.
  6. Crear textos para infoproductos. 
  7. Elaborar textos para infografías y cartelería.
  8. Crear guiones para vídeos y podcasts. 
  9. Escribir boletines. 
  10. Crear descripciones para productos de tienda online. 

Soporte técnico.

  1. Creación de perfiles para redes sociales. 
  2. Mantenimiento web. 
  3. Crear y dar soporte en salas de conferencia virtuales. 
  4. Búsqueda de plugins y herramientas informáticas. 
  5. Configuración de plugins.
  6. Integración de herramientas informáticas para crear automatizaciones.

Creatividades.

  1. Crear carteles para redes sociales. 
  2. Diseñar infografías. 
  3. Preparar presentaciones. 
  4. Diseñar logos. 
  5. Maquetar ebooks , infoproductos, workbooks, descargables, etc.
  6. Diseño web. 
  7. Edición de vídeo, foto y audio. 

Soporte administrativo.

  1. Elaborar presupuestos. 
  2. Llevar contabilidad. 
  3. Crear facturas. 
  4. Monitorizar datos. 
  5. Hacer pedidos. 
  6. Llevar agenda personal o profesional. 
  7. Recopilación de información. 
  8. Comunicación interna.
  9. Organizar y documentar procesos. 
  10. Realizar encuestas y recopilar la información. 

Atención al cliente

  1. Filtrar correos electrónicos. 
  2. Información a clientes. 
  3. Resolución de problemas. 
  4. Atención y gestión de grupos.
  5. Atención al cliente a través de RRSS.

Estoy segura de que, entre toda esta lista, ya has visto un par de servicios que podrías ofrecer ahora mismo o con un mínimo de formación extra. 

¿Te imaginas ganar dinero realizando tareas que te gustan y que no te suponen un gran esfuerzo?

Sin embargo, quiero serte muy sincera. Montar un negocio requiere esfuerzo y tiempo. Y hay que estar preparada. Así que aquí van algunos consejos.

3. Ventajas y desventajas de trabajar como asistente virtual. 

Ser asistente virtual te permite crear un negocio que no requiere prácticamente infraestructura. Es fácil dejarse iluminar por la parte buena de sus características. Sin ir más lejos, esa es mi forma de trabajar y estoy encantada. 

Pero, antes de tomar la decisión de ser o no ser asistente virtual, creo conveniente poner encima de la mesa todo lo que conlleva este tipo de trabajo para que puedas tener éxito. 

Ventajas: 

  • Solo necesitas un ordenador y conexión a Internet. Por experiencia propia, te recomiendo algún otro dispositivo de reserva. Los accidentes ocurren y quedarte sin computadora implica no poder trabajar.
  • Puedes trabajar en remoto, o sea, desde dónde tú quieras. Desde casa si tienes que atender a tus hijos o en otro país si decides trasladarte, no importa. 
  • Ahorras tiempo y dinero en los desplazamientos que implicaría ir a tu oficina de trabajo.
  • Te permite fijar tu propio horario y ser flexible a los cambios. Puedes modificar la agenda si surgen imprevistos, tienes que ir al médico o, sencillamente, necesitas un descanso. 
  • Tú decides cómo va a ser tu negocio, qué servicios ofrecer y, lo más importante, con qué tipo de cliente quieres trabajar. Crear un trabajo a tu medida no tiene precio. 
  • No hay techo en tu crecimiento. Puedes llegar a facturar hasta donde tú quieras. Porque el límite de cómo deseas hacer crecer tu negocio lo pones tú
  • Es un negocio relativamente nuevo y con mucha demanda. Con un buen diseño de plan de ventas, puedes conseguir clientes con facilidad, ser pionera en una especialización e, incluso, promover esta profesión entre tus personas de contacto. 

Desventajas:

  • Trabajar desde casa te enfrenta a distracciones que debes aprender a superar: televisión, tareas del hogar, visitas, llamadas telefónicas personales… La disciplina en el trabajo no viene marcada por tener que ir a una oficina y cumplir con un horario. Lo tienes que fijar y cumplir tú. 
  • En ocasiones resulta difícil separar la vida laboral de la personal. Compartir el mismo espacio para ambas facetas de tu vida puede ser todo un reto. 
  • Tu casa puede ser un espacio confortable para trabajar, pero también puedes tener dificultades a la hora de encontrar una zona tranquila y aislada para poder concentrarte. Valora tu estancia y, si no encuentras un lugar adecuado, plantéate buscar espacios alternativos fuera de tu hogar. 
  • La soledad suele ser también un factor que puede incomodarte al perder el contacto con otras personas del trabajo. Cuida tu vida social y aprovecha las nuevas tecnologías para estar en contacto con otras personas profesionales que puedan apoyarte. 
  • Si bien la asistencia virtual está en auge, iniciar un negocio conlleva sus retos y es posible que conseguir tus primeros clientes pueda costarte un poco. Déjate ayudar por profesionales que ya hayan recorrido ese camino, lograrás antes tus objetivos. 
  • Es una profesión en constante actualización, por lo que necesitarás estar al día de todas las novedades para ofrecer servicios atractivos a tus clientes. 
  • Probablemente necesitarás cambiar tu mentalidad y desarrollar habilidades para dejar atrás el trabajo por cuenta ajena y convertirte en empresaria.

Estos son los puntos que quería compartir contigo. Siempre es bueno saber los retos a los que te enfrentas para estar preparada y superarlos con mayor facilidad. 

Como también es interesante saber cuáles son las herramientas que debes aprender a manejar para ser una asistente virtual. 

4. Herramientas para las asistentes virtuales

No tiene sentido que te escriba aquí la lista completa de herramientas informáticas que una asistente virtual puede llegar a dominar o, como mínimo, conocer. Sería interminable y tendría que estar actualizando constantemente. 

Así que lo que voy a hacer es compartir contigo las 5 herramientas que sí o sí necesitas para iniciar tu propio negocio como asistente virtual, ya sea porque las vas a necesitar para ofrecer servicios o bien porque serán imprescindibles para poner en marcha tu propio negocio. 

Son 5 herramientas sencillas y gratuitas que puedes empezar a usar hoy mismo. 

  1. Correo electrónico

Uno de los servicios más demandados por las emprendedoras que contratan AV es la gestión del correo electrónico.

Saber manejar adecuadamente las carpetas del correo y tener una serie de respuestas preparadas para los mensajes con las preguntas frecuentes que se reciben normalmente, te ayudará a hacer tu trabajo más rápido.

Hay varias plataformas de correo electrónico. Las más conocidas son Gmail y Hotmail. 

  1. Calendario online

Gestionar las citas, reuniones y enviar recordatorios es otro servicio bastante demandado a las AV.

Con  Google Calendar podrás sincronizar varios calendarios, crear avisos y añadir automáticamente reservas o link con las sesiones por videoconferencia. 

Además, esta plataforma te permite usar un código de colores para tener el control de un solo vistazo.

  1. Programación de publicaciones.

Programar las publicaciones diarias de una fanpage de Facebook y en el perfil profesional de Instagram es sencillo cuando tienes todo el material: texto e imagen. Puedes hacerlo desde Creator Studio

En Facebook puedes añadir un botón para recibir mensajes privados y lo enlazas a un evento y/o producto de la propia fanpage, las publicaciones serán mucho más efectivas y tu cliente se sentirá más feliz de haberte contratado.

También puedes programar publicaciones dentro de Pinterest con tu cuenta profesional.

Para otras redes sociales o si quieres profundizar más en la programación de publicaciones, Hootsuite es una buena opción.

El plan gratuito de esta plataforma te permite conectar tres perfiles de redes sociales y 30 mensajes. Te ahorra tiempo de trabajo si escoges la fecha y hora a la quieres publicar contenido en tu fanpage, tu grupo y tu muro de Facebook.

Otra cosa que te facilita Hootsuite es la interacción con tus publicaciones y los mensajes privados a tu fanpage, y las estadísticas de tus publicaciones.

  1. Editor de imágenes:

Para poder hacer los carteles de tus cursos, tus productos e incluso tus frases preferidas.

Personalmente me encanta utilizar Canva.  Sólo tienes que registrarte y tienes a tu disposición cantidad de recursos de diseño gráfico totalmente gratis. Puedes diseñar cualquier cosa que necesites:

  • portadas de tus redes sociales
  • tarjetas de visita
  • carteles para compartir
  • presentaciones para tus cursos y talleres
  • hasta tu curriculum vitae 

Es fácil de usar y muy intuitivo. Además, la última actualización te permite crear animaciones en tus creaciones y GIFs animados. Una idea interesante teniendo en cuenta que el vídeo y las creatividades con movimiento generan mucho más interés.

  1. Autorespondedor

Para estar en contacto con tus seguidoras interesadas en tus productos, servicios y actividades, lo mejor es tener una lista de correo en un autorespondedor.

El autorespondedor te permite escribir correos electrónicos y programarlos para que lleguen cuando tú quieras.

Desde este tipo de plataformas, también puedes diseñar campañas de email marketing que te permitan vender tus productos y servicios de forma planificada. .

Hay dos autorespondedores que recomendamos a nuestras clientas: Mailchimp y Active Campaign.

Mailchimp te permite abrir una cuenta gratuita y suele ser una buena opción para comenzar.

Active Campaign es de pago, pero tiene funciones más completas a la hora de seleccionar qué tipo de emails van a recibir tus suscriptoras en función de sus intereses y los tuyos. 

Estas son las 5 herramientas que considero imprescindibles para empezar, pero lo cierto es que la actualización constante es una característica de de las asistentes virtuales. Las  herramientas informáticas están en constante evolución y es importante que, si vas a dedicarte a esta profesión, estés al día. 

Poco a poco y una vez definidos los servicios que vas a prestar a tus clientes, irás descubriendo aplicaciones, plataformas, y actualizaciones que te permitirán realizar con mayor profesionalidad tu trabajo y llevar tu propio negocio.

Un negocio para el que necesitas crear un plan que te permita empezar a captar tus primeros clientes y a facturar ofreciendo tus servicios. 

5. Qué cobra una asistente virtual. 

Entramos en materia que suele suscitar mucho interés. Porque, siendo sinceras, el tema económico es uno de los más importante a la hora de decidir tu futuro profesional. 

Sin embargo, responder a la pregunta qué cobra una asistente virtual es complicado porque depende de varios factores

En primer lugar, es necesario crear un modelo de negocio que te permita definir tus tus tarifas, no llevarte sorpresas y descubrir que el número de horas que pasas delante del ordenador no compensa el dinero que entra en tu cuenta. 

Y para empezar a diseñar tu plan, debes formularte una serie de preguntas: 

¿Cuánto dinero quieres ganar al año?

  • Haz un cálculo de tus gastos fijos mensuales y calcula el dinero que te gustaría ganar en tu negocio para tener libertad económica. 

¿Cuáles son los costos de tu negocios?

  • Anota lo que te cuesta las herramientas que uses, como programas de diseño o autorespondedores, la web, plataformas de videoconferencia, electricidad…

¿Cuántas horas vas a trabajar?

  • Sé realista. Ten en cuenta que es importante dejar espacio para días libres, vacaciones y fechas importantes, e incluso días de margen por si caes enferma. 

Cuando tengas estos datos realiza el siguiente cálculo:

[lo que quieres ganar en un año] + [costos anuales] / [horas anuales]

Por ejemplo: 

20.000€ anuales + 1.500€ costos anuales / 1350 hora de trabajo anuales = 15,93€

Esto te permitirá establecer el mínimo que debes cobrar por hora de trabajo. Pero esto no es todo. 

El valor y formato de tus servicios influyen en el precio

Tu experiencia, tus conocimientos, el grado de especialización en tu negocio o incluso el tipo de servicio que ofreces y cómo lo ofreces, condicionarán el valor final que le des a tu tiempo.

En este sentido, quiero hacer mención a dos formas de ofrecer tus servicios que condicionarán el precio que le plantees a tus clientes. 

El trabajo por horas

En este tipo de servicios se definen las tareas que debes realizar para tu cliente y un cálculo de las horas destinadas a cada una de ellas. El coste se calcula en base al precio de tu hora de trabajo. 

El trabajo por horas requiere un control de las tareas que realizas para rendir cuentas a tu cliente. Herramientas como Toggl o Teamwork te permiten recoger estos datos y generar documentos para que tu cliente pueda comprobar que se está realizando el trabajo en el tiempo acordado. 

La ventaja del trabajo por horas es que permite trabajar con clientes que empiezan a delegar pero no pueden asumir la inversión en ampliar equipo y requieren de soporte muy específico. 

La dificultad en esta forma de ofrecer servicios es que tienes que tener muy claro el tiempo que te lleva realizar tus tareas para no llevarte sorpresas desagradables de trabajar el doble de tiempo del que habías planteado en un inicio. 

El trabajo por proyecto.

En este caso se trata de elaborar un presupuesto para un encargo como podría ser, por ejemplo, la creación de toda una web. 

Una vez definidas todas las características del proyecto, se calcula el tiempo estimado de realización y su coste final teniendo en cuenta el valor de tu hora de trabajo. 

Normalmente, en este tipo de servicios suele hacerse un primer pago anticipado del 50% y el otro 50% después de la entrega de trabajo realizado. 

Es importante que tengas claro qué y cómo vas a cobrar tus servicios. Y, sobre todo, que seas realista de cuál es tu punto de partida para que puedas ir creciendo de forma constante y progresiva. 

6. Cómo convertirte en asistente virtual. 

Confía en ti. Este es el primer paso para convertirte en tu propia jefa. 

Mucha gente de tu entorno como tus amigas, tu madre e incluso puede que también tu pareja, te dirá que es una locura poner en marcha tu propio negocio online.

Sé que hay opiniones que cuando vienen de personas muy cercanas a ti, te afectan y las tienes muy en cuenta. Pero en este caso has de hacer oídos sordos, sonreír amablemente, darte la vuelta y montar tu negocio, dejando a las demás mirándote y pensando que ojalá fueran tan valientes como tú y  fueran capaces de seguir sus sueños.

Una vez estés decidida, los siguientes pasos serán estos. 

  1. Define tus servicios. 

Identifica en qué eres buena, qué te gusta hacer y qué quieres continuar haciendo, después encuentra la gente que necesita tus servicios.

Cada AV tiene unas habilidades distintas, adaptadas a sus conocimientos y capacidades personales, así que los servicios que puedes ofrecer dependerán de todo lo que ya sabes y lo que vas a ir aprendiendo.

  1. Crea tu marca

Piensa en el nombre que va a llevar tu negocio y tu imagen corporativa (logo, tipografías, colores…)

Tu web y los perfiles de tus RRSS van a ser juzgados por la imagen que das, así que este tema es importante.

No es necesario que ahora mismo tengas una web espectacular, con una sencilla es suficiente. Además, puedes empezar a mostrarte al mundo a través de tus redes sociales mientras las vas creando. Lo importante es lanzarte. 

  1. Encuentra a tu cliente ideal.

Tu nicho debe centrarse en los servicios que ofreces, la gente con la que quieres trabajar, el tipo de negocios para el que quieres trabajar, o una combinación de todos.

Diseña un perfil de cliente y anota los problemas que tiene, cómo se siente al no poderlos solucionar, qué le gustaría lograr, qué espera de los servicios de una asistente virtual…

  1. Usa las redes sociales. 

Tu presencia e interacción en RRSS  dará a conocer tu negocio y los servicios que ofreces.

En LinkedIn puedes hacer muchos contactos profesionales. También puedes utilizar Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest, YouTube…

No es preciso que estés presente en todas las RRSS, simplemente busca en qué red se mueven las clientas a las que quieres dirigirte y utiliza esa.

  1. Comparte y colabora

Conocer a otras AV hace que puedas compartir información, recursos, pasar trabajos y compartir experiencias, incluso aprender nuevas habilidades.

Las otras AV no son tu competencia porque cada una estamos especializadas en temas distintos y  ponemos nuestro sello personal en cada tarea.

Los grupos online son verdaderamente útiles para buscar consejos sobre herramientas informáticas, programas y toda clase de aplicaciones que necesites.

  1. Continúa formándote

Es importante seguir aprendiendo y estar al tanto de las últimas novedades en cuanto a tecnología y métodos de trabajo más eficientes.

Cuanto más actualizada estés, mejor servicio vas a dar a tus clientes y más te valorarán.

7. Cómo conseguir clientes como asistente virtual. 

No hay fórmulas mágicas. Conseguir tus primeros clientes como asistente virtual es un trabajo que requiere esfuerzo y tiempo. Y, sobre todo, planificación y estrategia. 

Algunas personas que se forman como asistentes virtuales deciden empezar a trabajar para otras asistentes que han acumulado tanto trabajo que necesitan delegar. 

Si bien esta opción puede parecer muy tentadora porque no requiere de crear una estructura propia de negocio, es importante que implica recibir un salario más bajo. 

Si, por el contrario, decides apostar por tu propio negocio (que te recomiendo), estas son tres estrategias que te ayudarán a conseguir tu primer cliente:

  1. Referencia

Puedes empezar por buscar a alguien que ya confíe en ti, que conozca tus cualidades y con quién puedas empezar a trabajar, incluso ofreciendo tus servicios a un coste muy reducido. 

Esta estrategia tiene como objetivo conseguir tus primeras referencias o clientes satisfechos con el que demostrar, ante potenciales clientes, que tu trabajo tiene garantías. 

Estas mismas personas, además, después de trabajar contigo y obtener resultados gracias a tus servicios, son las que te recomendarán a otras personas para que te contraten. 

Las referencias son una buena forma de conseguir clientes. Pero, cuidado, la estrategia de venta de tu negocio no puede basarse únicamente en ellas. A medida que avances, necesitarás crear un plan estratégico más complejo que incluya otros aspectos de marketing. 

  1. Posicionamiento en redes

Para que una persona se convierta en tu cliente primero tienes que demostrarle que sabes los problemas que le acechan en su día a día y que, además, tienes la respuesta a esos problemas. 

A este proceso se le llama posicionamiento y las redes sociales con un lugar perfecto para llevarlo a cabo. 

A través de la creación de perfiles profesionales en aquellas redes en las que quieras tener presencia comparte contenido de valor y relevante para tu cliente potencial. 

Este contenido tiene como objetivo generar la confianza que necesita sentir tu cliente potencial para convertirse en tu cliente real. 

Aquí tienes algunas ideas para crear contenido:

  • Comparativa de herramientas informáticas. 
  • Mini tutoriales. 
  • Contenido informativo. 
  • El trabajo que realizas durante tu jornada laboral. 

Cuando tu cliente potencial compruebe que sabes de lo que hablas, estará preparado para pedirte una cita de descubrimiento en la que podrás hablar directamente con él, preguntarle por el problema concreto que quiere solucionar y ofrecerle tus servicios. 

  1. Participación en eventos y networking. 

Crear contactos con otras asistentes virtuales o profesionales relacionados con el sector al que te diriges te permite conseguir más clientes. 

Por un lado, es importante que te muevas en los círculos de tus potenciales clientes. Que te vean, te conozcan, te escuchen hablar y opinar puede ser un punto de partida para iniciar una relación de confianza que termine en un contrato. 

Por otro lado, participar en eventos relacionados con la asistencia virtual te ayudará a que otras profesionales conozcan tu trabajo y puedan derivarse clientes que, gracias a tu especialización, no pueden atender

8. Conclusión.

Ahora ya sabes qué es una asistente virtual y los servicios que puedes ofrecer a partir de hoy mismo. 

Pero atención, montar un negocio requiere de un plan en el que la mentalidad, la planificación y la estrategia de venta juegan un papel crucial. 

Iniciar un negocio no es difícil, pero debes ser constante y perseverante. Formarte en marketing para aprender a vender servicios y ser capaz de adaptarte al cambio son dos grandes pilares que te permitirán alcanzar tus objetivos. 

¿Estás preparada para dar ese gran salto?

Gracias por llegar hasta aquí. Me encantaría que dejaras un comentario y que me explicaras cual es tu situación actual respecto a la asistencia virtual y qué es lo que te gustaría lograr. 

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